Ervaringsverhaal "Communiceer over beheer"

“De communicatie met onze vorige beheerder was dramatisch. Niet bereikbaar, werkzaamheden werden op stapel gelegd, facturen werden met een vork geschreven. Voor de zoektocht naar een nieuwe beheerder hebben we een openbare aanbesteding gedaan. We wisten wat we niet wilden, hebben verschillende gesprekken gevoerd en zijn nu echt heel tevreden.”

Goed communiceren met de beheerder blijkt niet vanzelfsprekend. Vereniging Eigen Huis opende een meldpunt voor VvE's met de vraag naar hun ervaringen. Van de 518 respondenten gaf bijna een kwart aan vooral niet tevreden te zijn over de communicatie. Beheerders zijn slecht bereikbaar, niet proactief en gevoelsmatig onzichtbaar. Gelukkig kwamen via het meldpunt ook positieve geluiden binnen. Hierbij horen termen als proactief, open en prettig in de omgang. Bert Berghuis, bestuurslid van een VvE in Den Haag, kent beide kanten van het verhaal. Na een vervelende samenwerking met de vorige beheerder is het bestuur van zijn VvE overgestapt naar een andere beheerder waarmee de samenwerking zeer prettig verloopt.

Open communicatie

“Wat is de kracht van een goede samenwerking? Voor ons is dat open communicatie. Je moet als bestuur open communiceren met de beheerder. En de beheerder moet bereikbaar zijn voor het bestuur. Het is een wisselwerking. Onze beheerder regelt de algemene ledenvergadering. Hiervan krijgen wij de agenda netjes vooruit, zodat we het kunnen bespreken. Als bestuur regelen we onze eigen bestuursvergadering. Alles wat we overwegen melden we direct bij de beheerder. De beheerder reageert heel snel en correct. Daarnaast staat het beheerderskantoor op slechts twee kilometer afstand van ons gebouw. Dus de beheerder kan ook gemakkelijk langskomen. Het is prettig dat dit, voor een inspectie bijvoorbeeld, ook echt gebeurt.”

Vinger aan de pols

“Onze beheerder regelt zowel het onderhoud als de administratie. Dat is veel, dus je moet als bestuur betrokken blijven anders raak je het overzicht kwijt. Wij hebben gezamenlijk besloten, of eigenlijk was dit in eerste instantie een eis van de beheerder, om alle facturen eerst door het bestuur te laten nakijken. Er is dus geen bedrag bepaald dat de beheerder vrij mag besteden. Door deze afspraak krijg je automatisch al veel contactmomenten. Vooral voor het onderhoud komen veel facturen binnen. Alles wordt overlegd, goed besproken. Ook als bestuur moeten we snel reageren, zodat de beheerder aan de slag kan. We zorgen dat we op de hoogte zijn van grote plannen. Elk jaar bespreken we, tijdens de ledenvergadering, het gehele Meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Stap voor stap nemen we door wat op de agenda staat. Eventuele aanpassingen bespreken we direct, zodat er geen onverwachte grote uitgaven komen.”

Nog meer tips van Bert

• Communiceer open en eerlijk
• Blijf kritisch, zorg ervoor dat je als bestuur weet wat er gebeurt
• Zorg voor een actief bestuur
• Vorm een team met de beheerder