Een goed georganiseerde VvE is belangrijk
Een goed georganiseerde VvE is belangrijk. Een door de VvE benoemd bestuur beheert de financiën. Veel VvE’s kiezen ervoor om een deel van de taken uit te besteden aan een externe beheerder. Een goede beheerder ondersteunt de VvE.
Geef de VvE beheerder geen volledige bevoegdheid
Ook als je taken hebt belegd bij een goede VvE beheerder, is het verstandig niet alle regie uit handen te geven. Benoem de externe beheerder niet tot bestuur van de VvE. Zorg bijvoorbeeld voor een tweehandtekeningensysteem voor grote uitgaven en laat de penningmeester periodiek de betalingen controleren (het vierogenprincipe). Geef de beheerder geen zelfstandige bevoegdheid voor het reservefonds.
Stappenplan VvE beheer: regie in eigen hand houden
Is het beheer in jouw VvE nog niet goed geregeld? Of heeft de VvE alles uit handen gegeven en willen jullie de regie weer in eigen handen nemen? Onderstaand stappenplan kan de VvE helpen:
1 - Verzamel informatie
Beheerovereenkomst: kijk wat voor afspraken in de overeenkomst staan. Check ook of de bestuurstaken zijn uitbesteed aan de beheerder. Uittreksel van de VvE bij de Kamer van Koophandel (KvK): check wie momenteel ingeschreven staat als bestuurder. Gegevens bankrekening: welke bankrekeningen zijn er en hoe is de bevoegdheid geregeld?
2 - Ga het gesprek aan met de huidige VvE-beheerder
Veel VvE-beheerders vinden het belangrijk dat er een eigen VvE-bestuur komt dat ook meekijkt met de bankrekening. Regelmatig komt het voor dat een beheerder tot bestuur wordt benoemd, omdat er geen eigen bestuur te vormen is. Is er sprake van ontevredenheid? Volg ons stappenplan (“Wij zijn ontevreden over onze VvE beheerder, wat kunnen we doen?” )
3 - Vraag om een VvE-vergadering
Vraag het huidige bestuur (wellicht is dat momenteel de beheerder) om een extra vergadering te organiseren. Hiervoor heb je een minimumaantal stemmen nodig. In het splitsingsreglement staat hoeveel stemmen hiervoor nodig zijn. Wil het bestuur geen vergadering organiseren? Lees hoe je zelf toch een vergadering kunt organiseren:
4 - Benoem een VvE-bestuur
Is er geen eigen VvE-bestuur? Benoem tijdens de vergadering een bestuur: een bestuur bestaat bij voorkeur uit minimaal drie leden. Zij kunnen onderling hun taken verdelen: voorzitter, secretaris, penningmeester
5 - Inschrijving bij de KvK
Zorg voor de juiste inschrijving van de VvE-bestuurders bij de KvK.
6 - Zorg voor een juiste bevoegdheid over de bankrekening
Vaak kijkt de bank bij de KvK wie bevoegd bestuurders zijn. Zorg ervoor dat een beperkte bevoegdheid (twee- of driehandtekeningensysteem) van het bestuur zichtbaar is bij de KvK, bijvoorbeeld met betrekking tot het reservefonds.